FINANCIAL TRANSACTIONS

MEMELIHARA CATATAN DAN

MEMPROSES TRANSAKSI KEUANGAN

Written by phs

ÉOó¡Î0 «!$# Ç`»uH÷q§�9$# ÉOŠÏm§�9$#

Accounting in front office department …..

The effective Accounting system in front office department about guests determined by how to make job steps based on check in process. Before arriving, accounting has done its job, such as, related to guaranteed room reservation or advance payment. When your guest arrives, opened document of room reservation from computer. And you will know that your guest has paid the advance payment or not. So, if your guest doesn’t , it’s the first time for your guest has transaction with the hotel.

Salah satu pengertian akuntansi yang dibuat oleh “ American Institute of Certified Public Accountants “ ( AICPA ) :

Akuntansi adalah seni dari pencatatan , penggolongan dan peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi – transaksi dan kejadian – kejadian yang setidak – tidaknya bersifat financial dan penafsiran dari pada hasil – hasilnya.

Akuntansi merupakan suatu proses yang meliputi :

Pencatatan ( recording )
Penggolongan ( classifying )
Pengikhtisaran ( summarizing )
Penafsiran ( interpreting )

Pihak mana saja yang membutuhkan informasi akuntansi :

Manager
Owner
Creditor
Worker
Investor

Secara garis besar system akuntansi di font office department berupa :

Menciptakan dan menyimpan semua transaksi tamu secara akurat, baik yang tinggal di hotel maupun tidak.
Melakukan control secara internal terhadap kelebihan uang tunai maupun transaksi yang tidak tunai.
Mencatat segala hal yang terpakai oleh tamu selama menginap dalam bentuk pembelian barang atau layanan.

Sistem account yang popular pada operational hotel adalah system T-Account .

Description of

Account

Charge

Payment

Balance

Dalam terminology akunting, kolom sebelah kiri disebut debet ( dr ) dan pada kolom sebelah kanan disebut kredit ( cr ). Dilihat dari jenisnya, ada dua macam account dalam akunting kantor depan, yaitu guest account dan non guest account.

Guest account adalah catatan mengenai transaksi keuangan tamu yang terjadi antara seorang tamu dengan pihak hotel.

Account ini dibuat apabila pemesanan kamar tamu itu dijamin ( guarantee reservation ) atau mereka mendaftar di front desk. Keuangan tamu ini selama menginap akan selalu dicatat oleh bagian kasir. Bila pemakaian sudah melebihi batas maksimal, transaksi tamu harus diselesaikan atau dikurangi sehingga tidak terjadi over limit. Transaksi yang melebihi batas maksimal disebut outstanding balance.

Non guest account adalah transaksi yang diperkenankan di hotel dengan pihak yang tidak tinggal di hotel.Mereka adalah agen perjalanan, pengusaha atau grup bisnis. Jenis account ini disebut house account atau city account. Sistem penagihan untuk traksaksi jenis ini biasanya pada tiap bulan.

Dalam transaksi di front office , ada 4 macam folio( lembaran yang dipergunakan untuk mencatat transaksi tamu ) yang digunakan :

Guest folio adalah folio yang diperuntukan bagi tamu yang menginap secara perorangan.
Master folios adalah folio yang digunakan untuk lebih dari satu orang atau untuk tamu rombongan ( group ).
Non guest/semi permanent folios adalah folio yang digunakan oleh para pengusaha atau agen bila yang bersangkutan melakukan transaksi di hotel.
Employee folio adalah folio yang digunakan untuk para karyawan yang melakukan pembelian di hotel tempatnya bekerja.

Contoh Guest Folio :

Room 408	Name Last First Kaido Jafits		Initial JFK	Rate 1.200.000.	Folio Number 1
Address : Jl. Pratama Hill IV/ 101 Kahuripan				Out
Bogor 16330 Indonesia				In
No. Party	Credit Card			Clerk
No. Party	Credit Card			Clerk

Date Reference		Charge	Credits	Balance	Previous Balance
JUL 27 A RESTR 103 JUL 27 A ROOM 103 JUL 27 A LDIST 103 JUL 27 A MISCR 103 JUL 27 A PAID 103		14.25 60.00 6.38	18.38 62.25	14.25 74.25 80.63 62.25 00.00 Last Balance Amount Due	14.25 74.25 80.63 62.25

Miscelleneous Credit, pembayaran melalui bank transfer

Beberapa istilah dalam akunting di front office.

Voucher adalah detil transaksi yang dibuat oleh FO Cashier untuk memposting pemakaian sesuatu yang dibebankan pada voucher tersebut sesuai dengan berita pemakaian yang terdapat pada voucher itu.

Macam voucher : cash voucher, charge voucher, transfer voucher, paid out voucher.

Point of Sale adalah penjelasan mengenai waktu dan tempat pembelian barang atau jasa.

Yang termasuk didalamnya ; restoran, lounge, room service ,binatu, parking, business center, florist, drugstore, pastry shop, telepon.

Ledger adalah pengelompokan berbagai account ( kumpulan folio di front office )

Macam Ledger di hotel :

Guest Ledger adalah kumpulan account tamu yang terdaftar dan menginap di hotel.
City Ledger adalah kumpulan account dengan pihak lain yang tidak tinggal di hotel.

PENGATURAN ACCOUNT

Posting transaksi sebagai dasar front office accounting sebagai berikut :

Previous Balance + Debit – Credit = Net Outstanding Balance

Transaksi sebelum + Debet - kredit = Jumlah transaksi bersih

PB + DR – CR = NOB

Contoh :

Mbah Tedjo, seorang tamu yang terdaftar sejak 27 Juli di Hotel Mambruk. Debet pertama adalah transaksi di restoran makan malam sebesar US $ 14.25. Karena Mbah Tejo tidak membayar tunai atau memakai kartu kredit, maka transaksi terakhir tetap US $ 14.25. sehingga dengan rumus tersebut diatas dapat dicatat sebagai berikut :

PB + DR – CR = NOB

0.00 + 14.25 - 0.00 = 14.25.

Di malam hari yang hening , night audit melakukan posting terhadap tamu tersebut ( Mbah Tedjo ) untuk pembayaran harga kamar termasuk pajak dan layanan sebesar US $ 60.00. akibatnya timbul jumlah akhir yang baru sebagai berikut :

PB + DR – CR = NOB

14.25 + 60.00 - 0.00 = 74.25.

Kemudian Mbah Tedjo melakukan transaksi lagi ; menelpon Mr. Clinton di Spanyol sebesar US $ 6.38. Kemudian front office cashier terima allowance kredit sebesar US $ 18.38. dan menerima pembayaran tunai sebesar US $ 62.25 dari Mbah Tedjo pada saat check out. Maka hasil akhir catatan transaksi Mbah Tedjo di Hotel Mambruk sebagai berikut :

PB + DR – CR = NOB

74.25 + 6.38. - 0.00 = 80.63.

80.63. + 00.00 - 18.38 = 62.25.

62.25 + 00.00 - 62.25 = 0.00.

Pada kondisi zero balance ini, biasanya tamu sudah check out.

TRACKING TRANSAKSI

Transaksi tamu di hotel dapat dikategorikan dalam berbagai jenis berikut :

Cash Payment ( Pembayaran Tunai )

Pembayaran tunai dimasukkan dalam posting sebagai kredit.

Charge Purchase ( Pembelanjaan Bon )

Pembelanjaan bon yang menambah beban hutang tamu pada hotel.

Account Correction ( Koreksi Rekening )

Koreksi rekening karena kesalahan dalam memasukan posting .

Account Allowance

Account Allowance melibatkan dua jenis transaksi. Yang pertama mengurangi folio balance seperti rabat dari kupon diskon. Yang kedua yaitu memperbaiki kesalahan posting yang terdeteksi sesudah tutup bisnis hari itu.

Account Transfer ( Pemindahan Rekening )

Hal ini biasa dilakukan karena :

- pihak lain bersedia dibebani tagihan.

- keinginan pihak lain agar semua bon dipindahkan ke rekeningnya di hotel tersebut.

Cash Advance ( Uang Muka )

Pembayaran uang muka menggambarkan aliran uang tunai ( cash flow ) hotel, baik atas nama hotel ataupun atas nama tamu itu sendiri. Pembayaran uang muka ini didukung oleh dokumen cash advance voucher atau cash receipt ( tanda terima uang muka ). Hotel membayar uang tunai/ cash transaksi tamu yang nantinya akan dibayar oleh tamu pada waktu check out. Cara ini disebut paid out , contohnya , pembayaran taksi waktu dating ke hotel dari bandara.

A Cash Bank ( Bank Tunai ) , adalah sejumlah uang di front office cashier dalam bentuk uang pecahan ( Rp.10.000., Rp. 5.000., Rp. 1.000., Rp. 500., Rp.100. ) yang dapat digunakan sebagai modal selama bekerja dalam satu shift kerja. Jumlah uang modal dan yang didapat harus balance pada saat akhir shift.

Settlement of Account , yaitu transaksi tamu yang dijumlah dan yang harus dibayarkan pada saat check out. Sehingga pada saat check out pembayaran tamu adalah nol. Sedangkan bill non guest account baru akan diselesaikan dalam waktu 15 sampai 30 hari setelah transaksi terakhir.

NIGHT AUDIT

( Working from 11 pm up to 7 am )

Hotel operates whole day or 24 hour , seven days in a week. So the accounting records guest’s transaction accurately and completely the whole time. But, commonly, one makes fault. Then it’s required an audit. Correcting the fault is one of the function of audit, especially, one working at night before hotel closing book keeping at the date.

Fungsi night audit :

Checking posting yang masuk tentang benar atau tidaknya , baik guest acoount maupun non guest account.
Balancing ( membuat debet dan kredit nol ) semua account kantor depan.
Menyelesaikan masalah perbedaan status kamar.
Memonitor batas kredit tamu. Bila over segera menginformasikan kepada credit department.
Membuat laporan untuk manajemen dan departemen lain.

Peranan night audit :

memperbaiki dan melengkapi semua posting dan transaksi yang salah masuk sebelum hotel tutup buku pada hari itu.
Menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar.
Mencari rata rata tingkat hunian kamar
Menyiapkan ringkasan uang cash harian ( daily summary of cash ), cek dan kegiatan pemakaian kartu kredit.
Menyatakan tutup buku pada hari itu ( Establishing an End of Day ). Tutup buku adalah menutup semua transaksi yang terjadi pada hari itu lalu dibuatkan laporannya.

Alat untuk mencek silang posting dengan menggunakan dokumen transaksi ( dikenal dengan istilah cross referencing ).

Operasional Night Audit dapat dilakukan secara manual ( non automated ) dengan menggunakan 4 formulir :

Transkrip suplemen dan harian ( Daily and supplemented transcript )
Folio tamu dan non tamu ( Guest and non guest folios )
Lembaran uang tunai FO ( Front Office Cash Sheet )
Lembaran rekapitulasi audit ( Audit Recapitulation Sheet )

Audit dengan system semi otomatis menggunakan D card. Dan audit dengan system computer semua data masuk yang salah langsung dibetulkan oleh system .

Langkah – langkah kerja night audit :