FINANCIAL TRANSACTIONS

MEMELIHARA CATATAN DAN

MEMPROSES TRANSAKSI KEUANGAN

Written by phs

ÉOó¡Î0 «!$# Ç`»uH÷q§�9$# ÉOŠÏm§�9$#

Accounting in front office department …..

The effective Accounting system in front office department about guests determined by how to make job steps based on check in process. Before arriving, accounting has done its job, such as, related to guaranteed room reservation or advance payment. When your guest arrives, opened document of room reservation from computer. And you will know that your guest has paid the advance payment or not. So, if your guest doesn’t , it’s the first time for your guest has transaction with the hotel.

Salah satu pengertian akuntansi yang dibuat oleh “ American Institute of Certified Public Accountants “ ( AICPA ) :

Akuntansi adalah seni dari pencatatan , penggolongan dan peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi – transaksi dan kejadian – kejadian yang setidak – tidaknya bersifat financial dan penafsiran dari pada hasil – hasilnya.

Akuntansi merupakan suatu proses yang meliputi :

1. Pencatatan ( recording )
2. Penggolongan ( classifying )
3. Pengikhtisaran ( summarizing )
4. Penafsiran ( interpreting )

Pihak mana saja yang membutuhkan informasi akuntansi :

1. Manager
2. Owner
3. Creditor
4. Worker
5. Investor

Secara garis besar system akuntansi di font office department berupa :

1. Menciptakan dan menyimpan semua transaksi tamu secara akurat, baik yang tinggal di hotel maupun tidak.
2. Melakukan control secara internal terhadap kelebihan uang tunai maupun transaksi yang tidak tunai.
3. Mencatat segala hal yang terpakai oleh tamu selama menginap dalam bentuk pembelian barang atau layanan.

Sistem account yang popular pada operational hotel adalah system T-Account .

Description of Account	Charge	Payment	Balance

Dalam terminology akunting, kolom sebelah kiri disebut debet ( dr ) dan pada kolom sebelah kanan disebut kredit ( cr ). Dilihat dari jenisnya, ada dua macam account dalam akunting kantor depan, yaitu guest account dan non guest account.

Guest account adalah catatan mengenai transaksi keuangan tamu yang terjadi antara seorang tamu dengan pihak hotel.

Account ini dibuat apabila pemesanan kamar tamu itu dijamin ( guarantee reservation ) atau mereka mendaftar di front desk. Keuangan tamu ini selama menginap akan selalu dicatat oleh bagian kasir. Bila pemakaian sudah melebihi batas maksimal, transaksi tamu harus diselesaikan atau dikurangi sehingga tidak terjadi over limit. Transaksi yang melebihi batas maksimal disebut outstanding balance.

Non guest account adalah transaksi yang diperkenankan di hotel dengan pihak yang tidak tinggal di hotel.Mereka adalah agen perjalanan, pengusaha atau grup bisnis. Jenis account ini disebut house account atau city account. Sistem penagihan untuk traksaksi jenis ini biasanya pada tiap bulan.

Dalam transaksi di front office , ada 4 macam folio( lembaran yang dipergunakan untuk mencatat transaksi tamu ) yang digunakan :

1. Guest folio adalah folio yang diperuntukan bagi tamu yang menginap secara perorangan.
2. Master folios adalah folio yang digunakan untuk lebih dari satu orang atau untuk tamu rombongan ( group ).
3. Non guest/semi permanent folios adalah folio yang digunakan oleh para pengusaha atau agen bila yang bersangkutan melakukan transaksi di hotel.
4. Employee folio adalah folio yang digunakan untuk para karyawan yang melakukan pembelian di hotel tempatnya bekerja.

Contoh Guest Folio :

Room 408	Name Last First Kaido Jafits		Initial JFK	Rate 1.200.000.	Folio Number 1
Address : Jl. Pratama Hill IV/ 101 Kahuripan				Out
Bogor 16330 Indonesia				In
No. Party	Credit Card			Clerk
Date Reference		Charge	Credits	Balance	Previous Balance
JUL 27 A RESTR 103 JUL 27 A ROOM 103 JUL 27 A LDIST 103 JUL 27 A MISCR 103 JUL 27 A PAID 103		14.25 60.00 6.38	18.38 62.25	14.25 74.25 80.63 62.25 00.00 Last Balance Amount Due	14.25 74.25 80.63 62.25

Miscelleneous Credit, pembayaran melalui bank transfer

Beberapa istilah dalam akunting di front office.

1. Voucher adalah detil transaksi yang dibuat oleh FO Cashier untuk memposting pemakaian sesuatu yang dibebankan pada voucher tersebut sesuai dengan berita pemakaian yang terdapat pada voucher itu.

Macam voucher : cash voucher, charge voucher, transfer voucher, paid out voucher.

2. Point of Sale adalah penjelasan mengenai waktu dan tempat pembelian barang atau jasa.

Yang termasuk didalamnya ; restoran, lounge, room service ,binatu, parking, business center, florist, drugstore, pastry shop, telepon.

3. Ledger adalah pengelompokan berbagai account ( kumpulan folio di front office )

Macam Ledger di hotel :

1. Guest Ledger adalah kumpulan account tamu yang terdaftar dan menginap di hotel.
2. City Ledger adalah kumpulan account dengan pihak lain yang tidak tinggal di hotel.

PENGATURAN ACCOUNT

Posting transaksi sebagai dasar front office accounting sebagai berikut :

Previous Balance + Debit – Credit = Net Outstanding Balance Transaksi sebelum + Debet - kredit = Jumlah transaksi bersih

PB + DR – CR = NOB

Contoh :

Mbah Tedjo, seorang tamu yang terdaftar sejak 27 Juli di Hotel Mambruk. Debet pertama adalah transaksi di restoran makan malam sebesar US $ 14.25. Karena Mbah Tejo tidak membayar tunai atau memakai kartu kredit, maka transaksi terakhir tetap US $ 14.25. sehingga dengan rumus tersebut diatas dapat dicatat sebagai berikut :

PB + DR – CR = NOB

0.00 + 14.25 - 0.00 = 14.25.

Di malam hari yang hening , night audit melakukan posting terhadap tamu tersebut ( Mbah Tedjo ) untuk pembayaran harga kamar termasuk pajak dan layanan sebesar US $ 60.00. akibatnya timbul jumlah akhir yang baru sebagai berikut :

PB + DR – CR = NOB

14.25 + 60.00 - 0.00 = 74.25.

Kemudian Mbah Tedjo melakukan transaksi lagi ; menelpon Mr. Clinton di Spanyol sebesar US $ 6.38. Kemudian front office cashier terima allowance kredit sebesar US $ 18.38. dan menerima pembayaran tunai sebesar US $ 62.25 dari Mbah Tedjo pada saat check out. Maka hasil akhir catatan transaksi Mbah Tedjo di Hotel Mambruk sebagai berikut :

PB + DR – CR = NOB

74.25 + 6.38. - 0.00 = 80.63.

80.63. + 00.00 - 18.38 = 62.25.

62.25 + 00.00 - 62.25 = 0.00.

Pada kondisi zero balance ini, biasanya tamu sudah check out.

TRACKING TRANSAKSI

Transaksi tamu di hotel dapat dikategorikan dalam berbagai jenis berikut :

1. Cash Payment ( Pembayaran Tunai )

Pembayaran tunai dimasukkan dalam posting sebagai kredit.

2. Charge Purchase ( Pembelanjaan Bon )

Pembelanjaan bon yang menambah beban hutang tamu pada hotel.

3. Account Correction ( Koreksi Rekening )

Koreksi rekening karena kesalahan dalam memasukan posting .

4. Account Allowance

Account Allowance melibatkan dua jenis transaksi. Yang pertama mengurangi folio balance seperti rabat dari kupon diskon. Yang kedua yaitu memperbaiki kesalahan posting yang terdeteksi sesudah tutup bisnis hari itu.

5. Account Transfer ( Pemindahan Rekening )

Hal ini biasa dilakukan karena :

- pihak lain bersedia dibebani tagihan.

- keinginan pihak lain agar semua bon dipindahkan ke rekeningnya di hotel tersebut.

6. Cash Advance ( Uang Muka )

Pembayaran uang muka menggambarkan aliran uang tunai ( cash flow ) hotel, baik atas nama hotel ataupun atas nama tamu itu sendiri. Pembayaran uang muka ini didukung oleh dokumen cash advance voucher atau cash receipt ( tanda terima uang muka ). Hotel membayar uang tunai/ cash transaksi tamu yang nantinya akan dibayar oleh tamu pada waktu check out. Cara ini disebut paid out , contohnya , pembayaran taksi waktu dating ke hotel dari bandara.

A Cash Bank ( Bank Tunai ) , adalah sejumlah uang di front office cashier dalam bentuk uang pecahan ( Rp.10.000., Rp. 5.000., Rp. 1.000., Rp. 500., Rp.100. ) yang dapat digunakan sebagai modal selama bekerja dalam satu shift kerja. Jumlah uang modal dan yang didapat harus balance pada saat akhir shift.

Settlement of Account , yaitu transaksi tamu yang dijumlah dan yang harus dibayarkan pada saat check out. Sehingga pada saat check out pembayaran tamu adalah nol. Sedangkan bill non guest account baru akan diselesaikan dalam waktu 15 sampai 30 hari setelah transaksi terakhir.

NIGHT AUDIT

( Working from 11 pm up to 7 am )

Hotel operates whole day or 24 hour , seven days in a week. So the accounting records guest’s transaction accurately and completely the whole time. But, commonly, one makes fault. Then it’s required an audit. Correcting the fault is one of the function of audit, especially, one working at night before hotel closing book keeping at the date.

Fungsi night audit :

1. Checking posting yang masuk tentang benar atau tidaknya , baik guest acoount maupun non guest account.
2. Balancing ( membuat debet dan kredit nol ) semua account kantor depan.
3. Menyelesaikan masalah perbedaan status kamar.
4. Memonitor batas kredit tamu. Bila over segera menginformasikan kepada credit department.
5. Membuat laporan untuk manajemen dan departemen lain.

Peranan night audit :

1. memperbaiki dan melengkapi semua posting dan transaksi yang salah masuk sebelum hotel tutup buku pada hari itu.
2. Menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar.
3. Mencari rata rata tingkat hunian kamar
4. Menyiapkan ringkasan uang cash harian ( daily summary of cash ), cek dan kegiatan pemakaian kartu kredit.
5. Menyatakan tutup buku pada hari itu ( Establishing an End of Day ). Tutup buku adalah menutup semua transaksi yang terjadi pada hari itu lalu dibuatkan laporannya.

Alat untuk mencek silang posting dengan menggunakan dokumen transaksi ( dikenal dengan istilah cross referencing ).

Operasional Night Audit dapat dilakukan secara manual ( non automated ) dengan menggunakan 4 formulir :

1. Transkrip suplemen dan harian ( Daily and supplemented transcript )
2. Folio tamu dan non tamu ( Guest and non guest folios )
3. Lembaran uang tunai FO ( Front Office Cash Sheet )
4. Lembaran rekapitulasi audit ( Audit Recapitulation Sheet )

Audit dengan system semi otomatis menggunakan D card. Dan audit dengan system computer semua data masuk yang salah langsung dibetulkan oleh system .

Langkah – langkah kerja night audit :

1. Melengkapi posting masuk.
2. Memperbaiki perbedaan status kamar
3. Melakukan balancing pada semua outlet yang melakukan transaksi dengan tamu.
4. Melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar.
5. Memposting harga kamar ditambah pajak.
6. Mempersiapkan laporan harian.
7. Mencatat pembayaran uang muka.
8. Membuat back up laporan.
9. Mendistribusikan laporan ke bagian yang bersangkutan diantaranya kepada :
1. General Manager

- Daily report

- Forecast report

- EA/ VIP arrival

- VIP in house list

- House use/ Complimentary list

2. Controller

- Daily report

- EA/ VIP arrival

- VIP in house list

- House use/ Complimentary list

- Room revenue report

- Market segment report

- Room rate checking report

- Room charges posted

- Variance/Report No rates

3. Director of Sales

- Daily report

- EA/ VIP arrival

- Source of booking report

- Geographical origin of Business.

- Booking report

- No show report.

4. FB Manager

- Daily report

- Forecast report

- EA/ VIP arrival

- VIP in house list

- Departure list

5. Room Division

- Daily report

- Forecast report

- EA/ VIP arrival

- VIP in house list

- Departure list

6. Reservation Manager

- Daily report

- EA/ VIP arrival

- Source of booking report

- Geographical origin of Business.

- Room forecast report

- No show report.

- House use/ Complimentary list

- Market segment report

- Vacant room report

- Occupancy analysis

- Suite Blocking Chart

CUSTOMER PERSONNEL RELATIONS

PRACTICAL SUGGETIONS FOR SUCCESSFUL CUSTOMER – PERSONNEL RELATIONS

1. Greet every customer promptly and pleasantly. Do not wait for customers to greet you or speak to you first.
2. Be sincerely interested in your customers and show it.
3. listen attentively to your customers and let them finish what they are trying to say before you say anything. Do not interrupt them.
4. Always say ‘ Will you ?” and not ‘ You must ‘ or ‘ You have to “
5. Remember to use ‘ please “ and ‘ Thank you ‘ all the time. They cost nothing but mean a great deal to your customers.
6. Remember your customers’ names and address them politely e.g. “ Good morning, Mr. Smith ! “ . This technique make them feel welcome and that they belong to the place. If you don’t know their names, always address them by “ Sir “ or “ Ma’am “ . Never call them “ Eh!”.
7. Be thoughtful and considerate towards your customers.
8. Be friendly and helpful all the time
9. Be courteous and cordial
10. Be generous in praise and avoid criticizing any of your customers.
11. Be loyal to your customers
12. Respect the fact that your customers have emotions and can get hurt just as easily as you can
13. Do not betray any confidential information from your customers
14. Be alert to give service to all your customers
15. Do not be over sensitive and take yourself too seriously
16. Above all, do not be a hyprocrite !

GET YOUR OPPINION

GLOSARIUM.

Advance Payment. : Pembayaran uang muka oleh tamu untuk menginap di hotel dan fasilitas yang akan digunakan , sebelum tamu menggunakannya.

Amandment Reservation : Pemesanan kamar yang oleh karena sesuatu hal dilakukan perubahan.

Blocking Room : Menandai kamar sesuai dengan status masing-masing, termasuk kamar yang sudah dipesan.

Cancellation : Pesanan kamar yang sudah disetujui oleh hotel, akan tetapi sebelum waktu kedatangan nya dibatalkan oleh tamu atau pemesan.

Cancellation Fee : Biaya yang harus dibayar oleh pemesan kamar, karena pembatalan atas pemesanan kamarnya.

Confirmed : Pemesanan kamar yang dapat disetujui atau diterima oleh pihak hotel.

C/A (Company Account) : Rekening tamu menginap di hotel yang rekenignya dibayar oleh perusahaan.

Check Out Time : Batas waktu tamu menginap di hotel, pada umumnya jam 12.00 siang, atau batas periode penginapan tamu telah habis.

Diary Book : Reservation Diary Book, adalah buku harian untuk mencatat pemesanan kamar yang diterima, biasanya digunakan pada hotel kecil.

Double Book : Pesanan kamar yang diterima dan dicatat, akan tetapi dengan tidak disengaja ada pesanan kembali yang sama oleh pihak lain.



Departure List : Daftar tamu yang akan check out pada hari itu.

Deposite : Pembayaran sejumlah uang muka yang dibayar oleh tamu pada front office cashier untuk rekening tamu selama menginap.

Double Bed Room : Satu kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang tamu.
Expected Arrival list. : Daftar tamu yang diharapkan tiba pada hari / tanggal tersebut.

Extend stay. : Perpanjangan waktu menginap tamu dari tanggal yang telah ditentukan saat check in.

Early check out. : Perpendekan waktu menginap tamu dari yang telah direncanakan sewaktiu check in.

Early check in. : Tamu datang lebih awal dari yang tanggal yang telah ditentukan sewaktu memesan kamar .

Extra charge. : Biaya tambahan yang harus dibayar tamu untuk pelayanan yang diberikan oleh hotel.

Extra bed. : Tempat tidur tambahan yang digunakan tamu dalam satu kamar.

Executive room. : Kamar-kamar dengan fasilitas yang lebih istimewa dari kamar-kamar jenis standard.

Fully booked. : Status pemesanan kamar, dimana hotel tidak menerima pesanan kamar lagi, karena kamar sudah habis dipesan.

Full house. : Semua kama rhotel sudah penuh dihuni oleh tamu.

Free to sale. : Keadaan kamar masih tersedia untuk bisa dijual atau dipesan.

Fax. : Pengiriman facsimile tatau foto copy jarak jauh.

F.I.T (free independent traveler): Tamu yang chek in di hotel tanpa melalui biro perjalanan(travel agent).

Group information sheet. : Lembaran informasi untuk tamu-tamu rombongan yang akan menginap di hotel.

Group list. : Daftar nama-nama tamu peserta rombongan yang akan menginap di hotel.

Guest History Card/Guest History Record( G.H.C):
Kartu untuk mencatat data-data tamu yang pernah menginap dihotel, atau yang menjadi langganan hotel.

Guarantie letter. : Surat tanggungan atau jaminan dari suatu perusahaan.

I.P. (important person) : Tamu penting hotel.

Log book. : Buku laporan dari satu seksi-seksi.

No show. : Statu pesana kamar yang sudah pasti, tapi pada tgl. kedatangan yang telah ditentukan, tamu tidak dating tanpa pemberitahuan.

Over booked. : Pesanan kamar yang melebihi persediaan kamar yang ada.

On request. : Pemesanan kamar yang harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan .

Post phone. : Penundaan atau pengunduran tanggal kedatangan tamu dari tanggal yang telah ditentukan oleh tamu saat memesan kamar.

Personal account(P/A). : Pembayaran rekening tamu ditanggung oleh tamu yang menginap/dibayar sendiri.

Reservation card. : Kartu pemesanan kamar, formulir/kartu untuk mencatat data-data pemesanan kamar.

Reservation slip. : Slip pemesanan kamar, catatan kecil untuk mencatat pemesanan kamar yang ditempatkan di rak pemesanan.

Reservation rack. : Rak untuk menempatkan slip pemesanan kamar, sesuai dengan tanggal kedatangan.

Reservation control sheet/Reservation chart:
Tabel pemesanan kamar, untuk mencatat peseanan kamar yang diterima, sehingga dapat diketahui jumlah kamar yang masih bisa dipesan dan kamar yang sudah dipesan.

Room only(R/O). : Code yang menjelaskan pembayaran oleh seseorang atau perusahaan hanya untuk biaya sewa kamar saja, dan biaya pelayanan lain nya dibayar oleh tamu yang menginap.
Room and meal(R/M). : Code yang menjelaskan bahwa rekening tamu akan ditanggung oleh seseorang atau perusahaan hanya kamar dan biaya makan saja.

Room rate. : Harga kamar.

Single bed room. : Satu kamar dengan fasilitas satu tempat tidur kecil/single untuk satu orang tamu.

Studio bed room. : Kamar yang dapat diubah menjadi ruangan atau studio, dan untuk dua orang tamu.

Shortage. : Status kekurangan kamar, pesanan kamar yang berlebih.

Sales slip/Sales draft. : Formulir untuk mencatat jumlah transaksi yang dibayar tamu dengan menggunakan credit card, istilah lain digunakan Charge Form Faktur.

Twin bed room. : Satu kamar dilengkapi fasilitas dua tempat tidur kecil/single untuk dua orang tamu.

Triple bed room. : Satu kamar double bed atau twin bed, ditambah dengan satu extra bed atau tempat tidur tambahan, untuk tiga orang tamu.

Travel voucher. : Surat penting dari biro perjalanan sebgai tanggungan pembayaran rekening tamu yang tinggal di hotel.

Unconfirmed. : Status pemesanan kamar yang tidak bias di setujui oleh pihak hotel, karena persediaan kamar telah habis.

Very important person (VIP): Tamu penting/sangat penting yang sedang menginap di hotel.

Waiting list. : Status pemesanan kamar yang masuk dalam daftar tunggu atau cadangan, bila ada pembatalan pesanan kamar maka kesempatan akan diberikan sesuai dengan daftar pada waiting list.

Walk in guest(W.I.G) : Tamu yang C/I dihotel secara langsung, tanpa memesan kamar terlebih dahulu.